Registros Comerciales que Debe Conservar
1 Año
- Conciliaciones bancarias
- Correspondencia con clientes/proveedores
- Duplicados de resguardos de depósitos
- Órdenes de compra (excepto aquellas que forman parte de un acuerdo a largo plazo)
3 Años
- Declaraciones de impuestos sobre la renta y documentos de respaldo
- Registros de impuestos laborales (ej., nómina, W-2, 1099)
- Facturas
- Registros de viajes y entretenimiento
- Cheques cancelados (relacionados con gastos deducibles de impuestos)
- Registros de planes de beneficios para empleados
El IRS generalmente tiene tres años para auditar una declaración o reclamar un reembolso, por lo que los registros que respalden deducciones o ingresos deben conservarse al menos durante este tiempo.
6 Años
- Registros de ingresos subreportados (más del 25% de discrepancia)
- Libro mayor general
- Documentación de respaldo de gastos o ingresos si se sospecha de fraude
- Estados de cuenta de tarjetas de crédito relacionados con deducciones fiscales
Para Siempre
- Registros corporativos (ej., documentos de constitución, estatutos, actas del directorio)
- Informes de auditoría
- Transacciones de acciones y documentos de propiedad
- Documentos de planes de jubilación y pensión
- Registros de compra de activos y cuadros de depreciación
Registros Personales que Debe Conservar
1 Año
- Facturas de servicios públicos
- Estados de cuenta bancarios mensuales
- Recibos no relacionados con impuestos
Estos pueden desecharse a menos que se necesiten para disputas específicas, garantías o planificación a corto plazo.
3 Años
- Declaraciones de impuestos sobre la renta personal
- Formularios W-2, 1099, K-1
- Documentación de gastos médicos (si fueron reclamados)
- Comprobante de contribuciones caritativas
- Registros de pagos de pensión alimenticia (para divorcios anteriores a 2019)
Tres años es la ventana estándar del IRS para auditar declaraciones personales.
6 Años
- Si los ingresos fueron subreportados en más del 25%
- Registros de ingresos y activos en el extranjero
- Registros de compra/venta de bienes raíces si hubo una ganancia grande y es necesario probar la base
Para Siempre
- Documentos finales de liquidación de activos importantes (ej., vivienda, acciones)
- Contribuciones y retiros de cuentas de jubilación (IRA, 401(k))
- Documentos legales (testamentos, decretos de divorcio, papeles de adopción)
- Registros de hipotecas pagadas
- Declaraciones de impuestos y comprobantes de impuestos pagados (preferiblemente, en formato electrónico)
Consejos Adicionales
- Copias de Seguridad Digitales: Escanee y guarde registros críticos en almacenamiento en la nube o en una unidad encriptada.
- Protocolo de Destrucción: Use una trituradora de corte cruzado para documentos antiguos y así prevenir el robo de identidad.
- Reglas Estatales: Verifique con la agencia tributaria de su estado: algunas requieren un período de retención más largo.
