Centro informativo de Impuestos Guia de Retencion
El almacenamiento de registros de impuestos: Cuánto tiempo es suficiente?
La ley federal requiere que mantenga copias de sus declaraciones de impuestos y documentos de respaldo durante tres años. Esto se llama la “ley de los tres años” y lleva a muchas personas a creer que están a salvo siempre que conserven sus documentos durante este período de tiempo.
Sin embargo, si el IRS cree que usted ha reportado de manera significativa sus ingresos (en un 25 por ciento o más), o cree que puede haber indicios de fraude, puede retroceder seis años en una auditoría. Para estar seguro, siga las siguientes pautas.
(Mantenerregistros de negocios…)
(Mantenerregistropersonales)
Crear un conjunto de copia de los registros y almacenar los electrónicamente. Mantener un conjunto de copia de seguridad de los registros – incluyendo, por ejemplo, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguros, etc. – Es más fácil que nunca, ahora que muchas instituciones financieras ofrecen declaraciones y documentos de forma electrónica, y hay mucha información financiera disponible en Internet.
Incluso si se proporcionan los documentos original es solo en el papel, que pueden ser escaneados y convertidos a un formato digital. Una vez que los documentos están en formato electrónico, los contribuyentes pueden descargar a un dispositivo de almacenamiento de copia de seguridad, tales como un disco duro externo, o grabar los en un CD o DVD (no se olvide etiquetarlo).
También puede considerar la copia de seguridad en línea, que es la única manera de asegurar que los datos están totalmente protegidos. Con respaldoenlínea, los archivos se almacen a nenotraregión del país, de manera que si se produce un huracán u otro desastre natural, los documentos siguen siendo seguros.
Precaución: El robo de identidad es una amenazaseria en el mundo de hoy, y es importante tomar todas las precauciones para evitarlo. Después de que ya no es necesario conservar sus registros de impuestos, estados financieros, o cual quier otro documento con sus datos personales, usted debe dis poner de estosregistros por romperlos, y no eliminando los simplemente tirandolos a la basura.
Documentos comerciales para mantener por un año
- La correspondencia con clientes y proveedores
- Duplicar fichas de depósito
- Las órdenes de compra (que no sean copia del Departamento de Compras)
- Recepción de hojas
- Requisiciones o Solicitudes
- Cuadernos de taquígrafo
- Formas almacénde retiro de existencias
Documentos comerciales para mantener durante tres años
- Registros del personal empleado (despues de la terminación)
- Solicitudes de empleo
- Pólizas de Seguro vencidas
- Correspondencia general
- Informes de AuditoríaInterna
- Los informesinternos
- Los comprobantesvales de caja chica
- Etiquetas de inventario físico
- Registros de bonos de ahorro de los empleados
- Tarjetas de tiempo para empleados por hora
Documentos comerciales para mantener durante seis años
- Los informes de accidentes, reclamos
- Libros de contabilidad de cuentas por pagar y horarios
- Libros decontabilidad de las cuentas por cobrar y horarios
- Estados decuentas y conciliaciones
- Los cheques cancelados
- Certificados de acciones y bonos cancelados
- Registros de impuestos laborales
- Anٌálisis de gastos y horarios de distribución de gastos
- Contratos vencidos, arrendamientos
- Los registros de opciones vencidos
- Los inventarios de productos, materiales, suministros.
- Las facturas a los clientes
- Notas de cuentas por cobrar, horarios
- Registros de nómina y resúmenes, incluyendo el pago a pensionados
- Libros de contabilidad de costos planta
- Copias del departamento de compras de órdenes de compra
- Registros de ventas
- Libros auxiliares
- Libros de tiempo
- Registros de Viajes y entretenimiento
- Comprobantes de pago a proveedores, empleados, etc.
- Registro de comprobantes, horarios
*Mantener Registros comerciales para siempre*
Si bien las pautas federales no requieren que mantenga registros impositivos “para iempre”,
en muchos casos habrá otras razones por las que querrá conserver estos documentos indefinidamente.
- Los informes de auditoría de Contador es públicos/contables
- Los cheques cancelados para pagos importantes (especialmente el pago de impuestos)
- Libros de caja, tablas de cuentas,
- Contratos, Arrendamientos actualmente en vigencia
- Documentos corporativos (constitución, estatutos, reglamentos, etc.)
- Documentos que justifican adiciones de activos fijos
- Andanzas
- Horarios de depreciación
- Estados Financieros (Fin de Año)
- Libros de contabilidad general y privados, los saldos de prueba de fin de año
- Registros de seguros, informes de accidents actuales, reclamos, polizas
- Confirmaciones comerciales de inversión
- Los informes de los agentes de ingresos del IRS
- Revistas
- Registros Legales,correspondencia y otros asuntos importantes
- Libros de Actas de Administración y Accionistas
- Hipotecas, facturas de venta
- Tasaciones de propiedades por tasadores externos
- Los registros de propiedad
- Registros de Jubilaciones y Pensiones
- Declaraciones de impuestos y hojas de trabajo
- Y registros de marcas de patentes
Documentos personales a guardar para un año
- Estados de cuenta bancarios
- Talonarios de cheques (conciliar con W-2)
- Los cheques cancelados
- Declaraciones mensuales y trimestrales de fondos mutuos y contribuciones de jubiliación (concilie con la declaración final de año)
Documentos personales para mantener le durante tres años
- Estado de cuent de tarjetas de crédito
- Facturas médicas (encaso de disputas de seguros)
- Los registros de servicios públicos
- Pólizas de Seguro vencidas
Documentos personales para mantener le durante seis años
- Documentos de respaldo para declaraciones de impuestos
- Los informes de accidentes y reclamaciones
- Facturas Médicas (si están relacionados con los impuestos)
- Registros de propiedad / Recibosde mejoras
- Los recibos de ventas
- Embargos salariales
- Otras facturas relacionadas con el impuesto
Registros personales para mantener para siempre
- Los informes de auditoría de CPA
- Los registros legales
- Correspondencia importante
- Retorno del impuesto del ingreso
- Cheques de pago de limpuesto sobre la renta
- Confirmaciones comerciales de inversión
- Registros de Jubilaciones y Pensiones
Circunstancias especiales
- Registros de automóviles (mantenga hasta que se venda el automóvil)
- Recibos de tarjetas de crédito (conserve el estado de cuenta de su tarjeta de credito)
- Pólizas de seguro (mantener por la vida de la póliza)
- Hipotecas/Arrendamientos (mantener a 6 años más allá del acuerdo)
- Recibos de pago (mantenga hasta que conciliarse con su W-2)
- Registros de propiedad/ recibos de mejoras (mantenga hasta que se venda la propiedad)
- Los recibos de ventas (mantenga de por vida de la garantía)
- Los registros de acciones y bonos (mantenga durante 6 años más allá de la venta)
- Garantías e instrucciones (mantener durante toda la vidaútil del producto)
- Otras facturas (conservar hasta que se verifica el pago en la próxima factura)
- Programas de amortización y otros registros de activos capital (mantener durante 3 años después de la vida fiscal del activo)
